Wer 2009 mit einem blauen Auge durch die Krise gekommen ist, der weiß: Die nächste kommt bestimmt – und dafür müssen Präventivmaßnahmen getroffen werden. In Zusammenarbeit mit der Hamburger Unternehmensberatung SoftSelect hat Infor deshalb eine Studie erstellt und Geschäftsführer und kaufmännische Leiter von 120 mittelständischen und großen Unternehmen befragt. Gegenstand war, wie sie Chancen und Möglichkeiten einschätzen, durch den Einsatz von Unternehmenssoftware für neue Krisenzeiten vorzusorgen. Die ernüchternden Ergebnisse zeigen: Viele sind sich möglicher Gefahren zwar bewusst, entsprechende Maßnahmen ergreifen allerdings nur wenige Unternehmen. Jedes vierte Unternehmen setzt eine Software länger als zehn Jahre ein und verzichtet auf den Generationswechsel ihrer ERP-Software aufgrund der hohen Investitionskosten. Stattdessen werden hohe Wartungs-, Betriebs- und Prozesskosten einer inkonsistenten und wenig flexiblen Altlösung in Kauf genommen. Die Gründe dafür sind zum einen der fortwährende Kostendruck und die Schwierigkeiten, an neues Kapital zu kommen. Zum anderen bremsen lange Einführungszeiten neuer Systeme die Wechselbereitschaft aus. Dabei muss es nicht immer der Komplettaustausch sein, um wettbewerbsfähig und krisensicher zu bleiben. Es gibt eine Reihe verschiedener Möglichkeiten zur Software-Modernisierung, die auch mit wenig Geld und geringem Zeitaufwand durchgeführt werden können.
Think big, start small
Ein einfaches Beispiel: Statt Logistikprozesse komplett neu aufzusetzen, kann auch schon die Einführung einer Lösung zur Erfassung und Verarbeitung von Barcodes für mehr Flexibilität sorgen. So auch bei Meyn Food Processing Technology: Das niederländische Unternehmen stellt Systeme und Anlagen für die geflügelverarbeitende Industrie her: „Durch die Infor Barcode Kanban- und Cross Dock-Funktion haben wir unsere Bestände im Zentrallager um mindestens 50 Prozent verringern können“, erklärt John Deken, Business Analyst bei Meyn Food Processing Technology. Die Betriebsdatenrückmeldung und Teilerückverfolgbarkeit wurden bereichsübergreifend über Wareneingang, Fertigung, Kommissionierung und Versand verbessert. Weil das System vergleichsweise einfach und ohne großen Kostenaufwand zu implementieren ist, macht es sich rasch bezahlt.
Größeres Optimierungspotenzial bieten Lösungen für die Produktionsfeinplanung und -terminierung. Denn um Fertigungsressourcen bis auf das letzte Quäntchen produktiv auszulasten, muss genauestens geplant werden – jede Minute zählt. Ein realistisch erscheinender Tagesplan scheitert unter Umständen an plötzlichen Kapazitäts- und Materialbeschränkungen oder an Wechselwirkungen, die durch Umrüstungen entstehen. Um Liefertermine einhalten zu können, muss ein ergänzendes Planungstool her. Diplomingenieur Michael Beer ist diesen Weg gegangen. Der Leiter Technik und Produktion bei GSR Ventiltechnik, einem deutschen Spezialisten für kundenspezifische Ventil-Sonderlösungen, arbeitet mit einem Production Planning und Scheduling-System: „Wir nutzen eine solche Lösung und lassen viele routinemäßigen Aufgaben vom System machen. Wir können dadurch vorausschauender planen und rechtzeitig Handlungsalternativen zu Störungen ergründen, realistische Lieferterminzusagen treffen und so kurzfristig auf Kapazitätsänderungen oder Kundennachfrageänderungen reagieren.“
Die Frage, ob Modernisierungen oder Erweiterungen sinnvoll sind, können die meisten Unternehmen aus dem Effeff beantworten. Kniffeliger ist da schon die Frage, wo man sinnvollerweise ansetzt. Viele Software-Unternehmen bieten daher Analysen über den Status Quo eingesetzter Lösungen an. Je länger eine Software angewendet wird, umso wahrscheinlicher ist es, dass es Verbesserungspotenzial bei der täglichen Nutzung gibt. Die Gründe dafür sind vielfältig: Mitarbeiter verlassen das Unternehmen und nehmen wichtiges Wissen mit. Denkbar ist auch, dass sich die Aufstellung des Unternehmens im Markt ändert – durch starkes Wachstum, durch eine internationale Expansion oder durch eine Portfolio-Erweiterung. Wird nicht gleichzeitig die Nutzung des Systems konsequent angepasst, verlieren die Prozesse an Effizienz.
Um diese Effizienzverluste aufzudecken, schickt Infor beispielsweise ausgewählte Berater vor Ort ins Unternehmen, die mit einem speziellen Fragebogen Interviews mit den Fachbereichsverantwortlichen durchführen. Die Auswertung der Antworten spiegelt die aktuelle Systemnutzung wider. Auf dieser Basis wird zusammen mit den Anwendern ein Maßnahmenkatalog entwickelt: Möglicherweise könnte ein weiteres Modul, eine individuelle Anpassung oder einfach weitere Schulungen ungenutzte Potenziale aktivieren.
Austausch oder Ergänzung?
Dass der Austausch ganzer ERP-Systeme und einheitliche IT-Landschaften zwangsläufig zu Kosteneinsparungen und mehr Effizienz führen müssen, ist eine weitläufig falsche Annahme. Im Gegenteil: Zwar wird im Vertrieb großer ERP-Anbieter oft die Vereinheitlichung der Systeme als Wert für sich verkauft – dieser Wert ist jedoch höchst immateriell und oftmals nur für die IT-Abteilung spürbar. Die Realität zeigt vielmehr, dass alte ERP- oder Patchwork-Systeme mit großem Aufwand, hohen Kosten und mehrjähriger Einführungszeiten abgelöst und durch ein einheitliches ERP-System ersetzt werden. Funktional im Sinne der Abbildung von Geschäftsprozessen ist dadurch aber meist nicht viel gewonnen: Oft wird sogar das Projektziel vereinbart, lediglich die existierenden und auch schon funktionierenden Geschäftsprozesse im neuen System abzubilden.
Wer sich trotz aller Widerstände für einen Wechsel entscheidet, sollte daher sicherstellen, dass die Zielvereinbarungen Geschäftsprozessverbesserungen oder gar monetär wirksame Veränderung durch die Neu-Einführung enthalten. Wenn schon viel Geld in ein Projekt fließt, so muss für die Fachabteilungen inhaltlich mehr herausspringen, als sich nur auf ein neues System einstellen zu müssen. Letztlich bleibt einer der wichtigsten Gradmesser für die Entscheidung für oder gegen einen Komplettaustausch die Steuer: Nur wenn analysiert wurde, ob ein System schon abgeschrieben ist, gehen bereits getätigte Investitionen nicht verloren.
Die Bewahrung von Investitionen ist somit auch das wichtigste Argument für den alternativen Modernisierungsweg Ergänzung wie bei Meyn oder GSR: Die großen Softwarehäuser bieten inzwischen alle Applikationen an, die die klassischen ERP-Systeme erweitern – angefangen von produktionsnahen Lösungen für Product Lifecycle Management über Vertriebs- und Logistikanwendungen wie Customer Relationship Management und Supply Chain Management bis hin zu finanzgetriebenen Applikationen wie Business Intelligence beziehungsweise Performance Management. Wenig verwunderlich: Im Kostenvergleich schneidet die Ergänzung durchweg besser ab als der Austausch der gesamten ERP-Lösung. Hat der Anbieter zudem das Schnittstellen-Thema und damit den Austausch von Daten zwischen der ergänzenden Lösung und den bestehenden Systemen bereits zufriedenstellend gelöst, könnte das den Lebenszyklus einer ERP-Lösung entscheiden verlängern.