Infor Expense Management

Mitarbeiterbezogene Ausgaben können einen erstaunlich hohen Prozentsatz der Gesamtausgaben eines Unternehmens ausmachen. Mehr als je zuvor kommt es heute darauf an, diese Ausgaben zu verfolgen, zu analysieren und zu kontrollieren. Mit Infor Expense Management erhalten Sie schneller mehr Informationen, schließen Ihre Buchhaltung früher ab und sind in der Lage Ihre Geschäftsrichtlinien einheitlich durchzusetzen.

 

Merkmale

Weltweit von zukunftsorientierten Unternehmen eingesetzt, reduziert das Expense Management die Kosten und erhöht die Effizienz der umsatz- und kostenrelevanten Prozesse. Das betrifft vor allem die Erstattung von Reise- und Bewirtungskosten, Reiseplanung und Genehmigungen vor Reiseantritt, Erfassung abzurechnender Zeiten und Veranlassung von Lieferantenzahlungen.

Durch den modularen Aufbau kommen in den Unternehmen nur die jeweils benötigten Teile des Expense Managements zum Einsatz, wobei sichergestellt ist, dass weiteres Wachstum flexibel begleitet werden kann.

Die vier Kernmodule der Lösung - Travel Plans, Expense Reports, Payment Requests und Timesheets - verfügen über eine einheitliche, intuitive Oberfläche und lassen sich somit einfach erlernen, benutzen und verwalten. Diese integrierten Anwendungen erleichtern die Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen, Beantragung und Genehmigung von Zahlungen, Zuordnung von Zeiten zu Projekten und Kostenstellen sowie Berechnung von bezahlten Abwesenheitszeiten und Überstunden. Damit erhalten Sie eine umfassende Kontrolle über die von Mitarbeitern verursachten Ausgaben.

Das von Finanz- und Reiseexperten konzipierte Expense Management ist die am stärksten konfigurierbare Anwendung bzw. Software zur Verwaltung von Reise- und Bewirtungskosten, die derzeit erhältlich ist und kann somit allen landesspezifischen Anforderungen gerecht werden. 

Funktionen

Expense Management automatisiert alle mitarbeiterbezogene Finanzprozesse in einer einzigen konsolidierten Lösung und bietet ein erstklassiges Berichtswesen, sowie umfangreiche Prüffunktionen.

Mit der Reisekosten Software von Infor können auch komplexe, internationale Organisationen ausgabenbezogene Geschäftsprozesse automatisieren und die Einhaltung von Richtlinien durchsetzen, wodurch sie die zugehörigen Verwaltungskosten verringern und die Möglichkeiten für Fehler und absichtlichen Betrug einschränken. Globale Korrekturen von Richtlinien und Prozessen werden direkt umgesetzt und ermöglichen somit die zeitnahe Anpassung an lokale Richtlinien und gesetzliche Auflagen.


Die Expense Management Software bietet Ihnen:

  • Expense Reports—Das webbasierte, automatisierte System von Infor verringert Aufwand, Zeit und Kosten für die Erstellung, Genehmigung und Verarbeitung von Kostenabrechnungen drastisch und bietet die notwendige Transparenz und Kontrolle für die Wahrung heutiger Buchhaltungsstandards. Offline und über mobile Endgeräte können Reisende Kostenabrechnungen erstellen und verwalten, wann und wo sie dies wünschen - im Büro, am Flughafen und sogar im Taxi. Manager oder freigebende Stellen werden per E-Mail über eingereichte Abrechnungen informiert und können diese zusammen mit den zugehörigen Dokumenten bearbeiten, ohne sich an der Applikation anmelden zu müssen.
  • Travel Plans—Travel Plans kann Reisekostenrichtlinien durchsetzen, noch bevor Ausgaben anfallen, da das System die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien bereits bei der Erstellung von Reiseplänen überprüft. Außerdem ermöglicht Travel Plans das Hinzufügen von Reiseplänen zu den Ausgabenberichten, sodass ein Vergleich geplanter und tatsächlicher Ausgaben möglich wird. Manager erteilen somit fundiertere Genehmigungen und erhalten außerdem Analysemöglichkeiten zur Verbesserung ihrer zukünftigen Budgetplanung.
  • Payment Requests—Mitarbeiter müssen mitunter Waren und Dienstleistungen sofort erwerben und überspringen dabei den Bestellprozess des Unternehmens. Deshalb werden diese Ausgaben häufig nicht berücksichtigt, sodass die Übersicht über die Mitarbeiterausgaben unvollständig bleibt. Payment Requests schließt diese Lücke, indem es doppelte Dateneingaben eliminiert und die Validierung automatisiert. So wird sichergestellt, dass die Anforderungen korrekt und vollständig sind und den richtigen Kostenstellen oder Projektcodes zugeordnet werden. Payment Requests wurde zwar vornehmlich für den Gebrauch durch Mitarbeiter außerhalb der Finanzabteilung entwickelt, die Erfassung dieser Ausgaben kann aber auch stellvertretend durch Finanz oder Einkauf erfolgen.
  • Timesheets—Die korrekte Zeiterfassung der festangestellten oder temporären Mitarbeiter ist für eine korrekte Kundenabrechnung und Gehaltsberechnung entscheidend. Trotzdem erfolgt diese einfache Funktion in der Regel manuell, ist zeitraubend und fehleranfällig. Timesheets vereinfacht diesen Prozess, weil die Mitarbeiter darin ihre Projektstunden, allgemeine Arbeiten und Abwesenheitszeiten exakt und in einem Bruchteil der Zeit erfassen können, der in herkömmlichen papiergebundenen Verfahren benötigt wird. Kürzere Verarbeitungszeiten und weniger Fehler führen zu effizienteren Fakturierungszyklen und einer Reduzierung der Zeit für Außenstände, was sich direkt im Unternehmensergebnis niederschlägt.
  • Unterstützung mobiler Geräte—Mitarbeiter können Ausgabenberichte jederzeit und überall auf Smartphones und anderen Mobilgeräten erstellen. Außerdem können wiederum die Manager alle Abrechnungen von ihren Mobilgeräten aus prüfen und genehmigen, was in der Summe zu Zeitersparnis bzw. geringen Durchlauf- und Antwortzeiten führt.
  • Verwaltung digitaler Geräte—Mitarbeiter können sehr einfach Belege beifügen, per E-Mail schicken oder faxen und unterstützen damit die papierlose Verwaltung.
  • Flexible, kostengünstige Lieferoptionen— Wählen Sie aus der Vielfalt an Optionen für die Softwarebereitstellung die für Sie richtige aus. Nutzen Sie die Vorteile einer gehosteten Version und überlassen Sie uns die Anwendungsverwaltung, oder erwerben Sie eine Anwendungslizenz, die direkt bei Ihnen installiert wird..

Das kann nur Infor Expense Management

Anders als andere Systeme zur Ausgabenverwaltung bietet nur Infor's Expense Management Software:

die Möglichkeit, Ihre Lösung an spezifische Geschäftsanforderungen anzupassen und in Ihre bestehende Backoffice-Infrastruktur zu integrieren. Mit einem leistungsfähigen Konfigurationsmodul behalten Sie alles unter Kontrolle, während Ihr Geschäft und Ihre Anforderungen sich verändern.

eine umfassende Kontrolle der Mitarbeiterausgaben durch die einheitliche Durchsetzung von Richtlinien schon bei der Erfassung der Ausgaben, durch reproduzierbare, dokumentierte Prozesse, einen automatisierten Workflow, die Einreichung digitaler Belege und automatisierte Genehmigungsprozesse.

zahlreiche Optionen für die Bereitstellung der Lösung (am Standort, gehostet, als Abonnement), umfassendes Berichtswesen und flexible Plattform (MS SQL Server, Oracle oder DB2).

geringere Gesamtbetriebskosten durch gemeinsam genutzte Metadaten, Vorlagen für Regeln und Richtlinien, einen Best-Practices-Ansatz für die Implementierung sowie Unterstützung vielfältiger Sprachen und Währungen.

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